Cărţile de muncă nu se mai întocmesc şi completează începând din 1 ianuarie 2011, dată de la care evidenţa muncii se realizează doar electronic, prin intermediul registrului general de evidenţă a salariaţilor (ReviSal), reglementat prin Hotărârea de Guvern nr. 500/2011. Conform acestui act normativ, fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa şi transmite la inspectoratul teritorial de muncă un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dispariţia carnetelor de muncă a făcut că dovada vechimii în muncă să se poată face numai cu ajutorul unor adeverinţe care să precizeze perioadele lucrate de salariaţii angajaţi cu contract de muncă.

Cum se obţine adeverinţa de vechime în muncă?

Există mai multe situaţii care trebuie luate în calcul.

1. Atunci când salariatul solicită angajatorului o astfel de adeverinţă.

Potrivit art. 5 din HG. 500/2011, angajatorul este obligat să emită adeverinţa, în original sau copie certificată, în maxim 15 zile de când a fost solicitată.

“La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate.” art. 5, HG nr. 500/2011

Obligaţia angajatorului, prevăzută în HG 500/2011, este dublată şi de o prevedere a Codului Muncii care, la art. 34, precizează că: „la solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate„.

2. Atunci când angajatorul nu vrea sau nu poate elibera o adeverina de vechime în muncă.

În acest caz, tot HG 500/2011 reglementează situaţia şi prevede că salariaţii au posibilitatea să solicite documentul direct la Inspectoratul Teritoril de Muncă din rază căruia angajatorul îşi desfăşoară activitatea. Textul legal spune că „Inspectoratul teritorial de muncă eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la dată solicitării”.

Serviciul nu este, însă, gratuit, eliberarea adeverinţei fiind taxată cu 20 de lei/document, potrivit Ordinul Ministerului Muncii nr. 826/2014, actul normativ care reglementează tarifele şi taxele percepute de ITM.

Trebuie să ştiţi că, în cazul în care angajatorul refuză, neavând motive obiective, să elibereze adeverinţele de vechime şi orice alte documente calitatea de salariat a solicitantului, el poate fi amendat cu o minim 300 de lei, amendă care poate ajunge şi la 1.000 de lei.

Tot ce trebuie să faceţi este să sesizaţi ITM, singura instituţie abilitată să constate această contravenţie şi să aplice amenzile corespunzătoare.

3. Emiterea adeverinței din oficiu, situaţie nou-introdusă în legislaţie după 28 nov 2016.

În 28 noiembrie 2016 a intrat în vigoare Hotărârea Guvernului nr. 877/2016 pentru modificarea şi completarea HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor şi pentru aplicarea unitară a unor dispoziţii legale, care precizează că „la încetarea activităţii salariatului/persoanei plătite din fonduri publice, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate”.

Cu alte cuvinte, acest text obligă angajatorul, companie sau instituţie publică, să emită adeverinţă la încetarea activităţii persoanelor pe care le-au plătit. Înainte de apariţia HG 877/2016, nu exista nicio obligaţie pentru angajator să emită din oficiu adeverinţa, în lipsa solicitării exprese a salariatului.

În cazul în care eliberarea adeverinţei de vechime la încetarea activităţii nu se face, angajatorul poate să fie amendat cu o suma cuprinsă între 300 şi 1.000 de lei.

Aşa cum precizam mai sus, regula emiterii din oficiu este aplicabilă atât salariaţilor din mediul privat, cât şi bugetarilor, indiferent de instituţia publică unde au fost angajaţi.

Ce trebuie să conţină adeverinţa de vechime? (vezi ataşat model din mediul privat / instituţii publice)

Adeverinţa de vechime în muncă nu are un format standardizat, impus de legislaţie, astfel că fiecare angajator poate alege formă în care se prezintă documentul. Totuşi, pentru a fi completă şi pentru a oferi toate informaţiile importante, adeverinţa ar trebui să conţină cel puţin precizări referitoare la:

• Datele de identificare ale salariatului,
• Datele de identificare ale contractului individual de muncă pe baza căruia se atestă vechimea (numărul şi anul în care a fost încheiat),
• Durata activităţii salariatului,
• Funcţiile ocupate de salariat în perioada în care a fost angajat,
• Schimbările suferite de contractul individual de muncă, în cazul în care a fost vorba de încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea CIM,
• Valoarea salariului de baza, inclusiv sporuri care intră în calculul punctajului mediu anual;
• Vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate,
• Perioadele de concediu fără plata
• Absenţele nemotivate de la serviciu.

Un model al adeverinţei de vechime în muncă este disponibil în fişierul ataşat acestui articol (documentul este prelucrat de pe site-ul ANOFM Dolj).

Spre deosebire de mediul privat, unde formatul documentului este lăsat la latitudinea angajatorului, la funcţionarii publici adeverinţă este standardizată, modelul ei fiind reglementat prin Ordinul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici nr. 192/2013, în vigoare din 22 ianuarie 2013. Vezi modelul atașat acestui articol.

Documentul atestă vechimea în muncă şi în specialitatea studiilor dobândite după dată de 1 ianuarie 2011, dovadă vechimii dobândite până la 31 decembrie 2010 făcându-se, la fel că în cazul angajaţilor din sectorul privat, tot cu carnetul de muncă.